La facturation électronique devient un passage obligé pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. À partir de 2026, l’émission et la réception des factures devront suivre un format entièrement dématérialisé et structuré, conforme aux nouvelles exigences de l’administration fiscale. Cette réforme vise autant à moderniser les échanges qu’à faciliter le quotidien des entreprises grâce à une gestion plus fiable, plus automatisée et mieux sécurisée des factures. Pour anticiper sereinement cette transition, voici l’essentiel à connaître sur son fonctionnement, les formats autorisés et les obligations légales à venir.
La facturation électronique : définition et objectifs
La facturation électronique avec Indy, ou e-invoicing, désigne l’envoi et la réception de factures entièrement dématérialisées, contenant un ensemble obligatoire de données structurées. Ces données sont directement exploitables par les plateformes agréées (PA) et par l’administration fiscale. Contrairement à un simple PDF ou à une facture scannée, la facture électronique est conçue pour être automatiquement lue, contrôlée et traitée par des systèmes informatiques.
Cette réforme poursuit plusieurs objectifs. D’abord, elle vise à améliorer le suivi économique des entreprises en permettant à l’administration de disposer de données actualisées en temps réel. Elle a également pour ambition de réduire la fraude à la TVA, considérée comme un enjeu majeur dans les échanges B2B. Enfin, la facturation électronique a pour but de simplifier le quotidien des entreprises : réduction des erreurs, automatisation des mentions obligatoires, fluidification des processus et diminution des coûts liés au papier, au stockage ou aux envois postaux.
Les formats autorisés : UBL, CII et Factur-X
Pour être conforme à la réforme, une facture électronique doit être émise dans l’un des trois formats officiellement reconnus en France.
Le format UBL (Universal Business Language) est un langage international standardisé. Il repose sur des données entièrement structurées, ce qui facilite le traitement automatisé des factures par les logiciels de gestion et par les plateformes agréées. Il est largement utilisé dans les échanges commerciaux internationaux.
Le format CII (Cross Industry Invoice) est développé par l’UN/CEFACT. Très répandu en Europe, il est conçu pour assurer une compatibilité maximale entre différents secteurs d’activité. Sa structure très normée permet un traitement informatique complet sans intervention manuelle.
Le format Factur-X, particulièrement encouragé en France, combine un fichier PDF lisible par l’utilisateur et un fichier XML contenant toutes les données structurées nécessaires. Ce double format présente un avantage majeur : il facilite la transition pour les entreprises habituées aux factures PDF tout en apportant les données structurées exigées par la réforme. C’est aujourd’hui le format le plus souple et le plus accessible pour la majorité des professionnels.
Il est important de noter qu’une facture PDF classique, même envoyée par e-mail, n’entre pas dans le cadre de la facturation électronique : elle ne comporte pas les données structurées indispensables.
Les obligations légales de facturation électronique pour les entreprises
L’obligation de facturation électronique concernera l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur forme juridique : micro-entrepreneurs, entreprises individuelles, sociétés commerciales… Les entreprises exonérées de TVA sont également concernées pour la réception des factures.
Cette réforme s’appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026. À cette date, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. Les grandes entreprises et ETI devront également commencer à émettre leurs factures au format électronique, tandis que les PME et micro-entreprises disposeront d’un délai supplémentaire jusqu’en 2027.
Chaque entreprise devra impérativement choisir une plateforme agréée pour transmettre, recevoir et archiver ses factures. Ces plateformes auront également pour rôle d’assurer le e-reporting, c’est-à-dire la transmission automatique de certaines données à l’administration fiscale.