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Challenge de cooptation : Quelles sont les étapes pour le mettre en place ?

Vous avez besoin de renforcer votre équipe et vous décidez de lancer un programme de cooptation. Parfois, les niveaux d’engagement de vos employés chutent, ceci est dû à une baisse de motivation, car la suggestion initiale n’a pas abouti. C’est la preuve que votre challenge de cooptation n’a pas été bien planifié.

Pour mettre en place un programme de cooptation efficace, il faut de définir des étapes concernant les objectifs, les modalités, les récompenses et la motivation sur le recrutement.

Challenge de cooptation : définition

Le mot Cooptation vient du latin cooptation onis, ce qui se traduit par élire ou incorporer. Il s’agit d’une méthode de recrutement basée sur une recommandation d’emploi d’une personne de votre réseau. Les entreprises ont recours aux collaborations pour trouver des profils expérimentés.

La cooptation signifie « recrutement participatif » ou « parrainage ». Depuis quelques années, ce mode de recrutement est devenu une véritable stratégie de recherche de talents pour les entreprises, car il emporte de nombreux avantages.

On évalue à près de 40 % le nombre de cadres qui sont embauchés grâce au principe de cooptation. Mais, pour être efficace, ce mode de recrutement implique des défis. Comment amener vos employés à les relever et comment entretenir leur motivation tout au long du processus de cooptation ?

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Quelles sont les étapes pour mettre en place un challenge de cooptation ?

Pour mettre en place votre challenge de cooptation, il y a des règles à établir et des étapes à suivre.

Étape 1 : Définir les objectifs

Un challenge de cooptation n’est pas une opération à prendre à la légère, car il consiste à recruter des collaborateurs qui travaillent pour le progrès de votre entreprise. Alors, comme lors d’un recrutement classique, vous devez définir le profil du candidat que vous recherchez. Insistez sur les formations et diplômes acquises, les expériences professionnelles ou projets montés par le candidat.

Définir les modalités

La définition des modalités implique plusieurs points à prendre en compte lors de la planification de votre challenge de cooptation.

Parmi ceux-ci, il y a : 

  • Les participants ;
  • La durée du challenge ;
  • Et les règles.

Les participants : Selon le profil que vous recherchez, vous devez définir si tous vos collaborateurs peuvent prendre part au challenge de cooptation ou non. Selon le cas, vous pouvez restreindre le challenge à une équipe ou à un groupe d’employés.

La durée du challenge : L’implication du temps est un facteur très important. C’est elle qui apporte une dimension de challenge au processus. Pensez à choisir une durée de 1 à 2 mois maximum, car une trop longue durée peut saper la motivation des participants.

Les règles : Pour que les participants au challenge ne se sentent pas lésés, il est important de définir les règles au préalable. Parmi celles-ci, il y a le nombre de candidats recherchés, le nombre de candidats qui passent le premier entretien, etc.

L’objectif est de mettre en place un système de récompense pour vos employés proportionnel au niveau atteint par le candidat coopté. Car, si après la période d’essai, un candidat n’est pas retenu, son parrain risque d’en être affecté s’il n’a reçu aucune récompense.

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Construire un système de récompense

Si vous voulez des résultats, il est important de motiver vos employés à participer au programme de cooptation. Plusieurs solutions sont possibles.

Les cadeaux : Vous pouvez offrir des avantages en nature : chèques, voyages, coffrets-cadeaux… Les idées ne manquent pas pour récompenser vos collaborateurs !

Les primes : La prime de cooptation peut prendre la forme d’une rémunération fixe, versée à chaque salarié ayant contribué à une nouvelle embauche. Il peut également être variable selon le niveau du collaborateur recherché ou selon le type de poste à pourvoir.

Entretenir la motivation des participants

Pour que votre challenge de cooptation rencontre du succès, vous devez motiver les participants. Car, quel que soit leur niveau d’engagement, la recherche de candidats n’est pas une compétence qu’ils étaient censés avoir.

Cela ne fait pas partie de leur mission en tant qu’employé. Et le système de récompense ne suffit pas pour maintenir la motivation. Il est indispensable de gamifier le processus de cooptation pour éviter que le challenge ne tombe aux oubliettes.

Parmi les astuces que vous pouvez utiliser, il y a :

  • Les reminders. Vous devez périodiquement rappeler les objectifs aux participants au challenge ;
  • Informer les participants du chemin parcouru par un candidat donné. Cela motivera son parrain et les autres employés.

Célébrer chaque recrutement

Cette étape consiste à féliciter l’ensemble des participants et à offrir les récompenses.

Quels sont les avantages de la cooptation pour vos entreprises ?

La cooptation a de nombreux avantages si elle est bien utilisée au sein d’une entreprise. Elle est peu coûteuse, mobilisante et favorise l’engagement des collaborateurs.

Un coût plus faible

La cooptation permet de réaliser des économies liées au coût de diffusion des publicités. Cela permet de gagner du temps lié aux procédures d’approvisionnement qui peuvent être très chronophages. Même si vous offrez une prime de cooptation, le coût sera inférieur à une campagne de sélection traditionnelle.

Permet d’avoir un profil de candidat pertinent pour le poste

La cooptation permet d’accéder à une archive de candidats potentiels, plus difficiles à joindre via les canaux traditionnels. La cooptation est un outil pour accroître la diversité puisqu’elle permet de découvrir des profils aux « parcours atypiques ».

Permet d’identifier les profils rares

La cooptation est largement utilisée dans les secteurs sous pression. Les entreprises qui ont du mal à embaucher par les moyens traditionnels ont tout intérêt à s’appuyer sur leurs collaborateurs qui ont des talents potentiels dans leur réseau.

Un processus de recrutement plus rapide

La cooptation permet de réduire les délais de sélection en évitant la phase de publication des annonces et le long traitement des CV. Les entreprises sont mises en contact avec des profils moins nombreux, mais plus qualifiés. Ils peuvent ainsi consacrer plus de temps à la phase d’entretien.

Une meilleure connaissance de l’entreprise

Les candidats cooptés qui ont été recommandés par des collègues sont plus susceptibles de partager les valeurs de l’entreprise et de correspondre aux besoins du poste vacant.

La cooptation vous permet de valoriser vos collaborateurs en les présentant comme des ambassadeurs. Elle est à ce titre un levier fort pour le développement de la marque employeur dans l’entreprise. Cela augmente le sentiment d’appartenance.

Les limites de la cooptation

Si la cooptation présente de nombreux avantages, elle présente également certaines limites.

La cooptation mobilise des acteurs non spécialisés dans le recrutement. Rien ne garantit qu’un employé soit qualifié ou objectif pour sélectionner des candidats au sein de son réseau. Cela peut prendre du temps que tous les collaborateurs ne peuvent pas forcément consacrer à ce type de mission.

Le « népotisme » est un autre danger de la cooptation. Elle peut provoquer un phénomène de clonage si la cooptation s’oriente vers des profils similaires à ceux des salariés. Utilisée à bon escient, elle sera au contraire source de diversité dans la mesure où elle peut conduire à la découverte de profils atypiques, vers lesquels les recruteurs ne se seraient pas tournés de prime abord.

La « recommandation » est un autre risque à considérer. Il est essentiel que tous les candidats, cooptés, soient considérés et traités de la même manière. Aucun traitement spécial ne doit être proposé et l’émotivité doit être laissée de côté.

Si la cooptation a fait ses preuves, elle doit être envisagée comme une solution complémentaire à votre stratégie de recrutement. Le principe de cooptation ne remplace pas le travail du recruteur. Il ne doit pas être utilisé indéfiniment.

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