La mise en place d’un bon programme est nécessaire pour tirer profit du recrutement participatif. De nombreuses entreprises abandonnent vite ce système de recrutement pour des raisons d’organisation et par manque d’information.
En définissant les règles du projet, la mise en place est beaucoup plus simple et facile. Vous aurez des employés qualitatifs qui resteront pendant longtemps dans la boîte.
Quelle est la bonne procédure de mise en place d’un recrutement par cooptation ?
La cooptation est une procédure qui consiste à encourager des collaborateurs à faire appel à leurs connaissances personnelles et professionnelles pour un poste à pourvoir.
Les collaborateurs peuvent être des salariés de la boîte, le manager, la RH et même l’employeur. Au vu de ce grand nombre d’acteurs, il faut définir les règles de base de la procédure.
La définition des principes du parrainage
L’ensemble des principes qui régit le recrutement participatif lancé par l’entreprise doit répondre aux questions suivantes :
- Qui sont les coopteurs ?
- Quelle est la démarche à suivre pour présenter un coopté ?
- À quel niveau de la démarche s’arrête la responsabilité du coopteur ?
- Que se passe-t-il si un coopté n’est pas accepté par les recruteurs ?
- Les coopteurs ont-ils droit à des primes ?
Pour une organisation simple et fluide qui se termine bien, il n’est pas question de définir énormément de règles. Une fois les normes définies, l’étape à suivre est la mise en place du projet.
Installation de la cooptation dans l’entreprise
À ce niveau, les organisateurs doivent définir la façon dont il faut informer les collaborateurs du poste vacant dans l’entreprise. Ils doivent aussi mettre en place un bon système qui permet de collecter le dossier des candidats.
L’ensemble des outils nécessaires à la mise en place du programme doit être à disposition avant son lancement. Il ne faudrait pas qu’un collaborateur se plaint du fait que le dossier de son coopté n’ait pas été pris en compte.
C’est aussi à cette étape qu’il faudra définir la façon dont le coopté sera suivi et le rôle du coopteur dans son intégration.
La communication de l’information
Le partage de l’information est la partie clé dans la mise en place d’un système de recrutement participatif. Les employés peuvent être informés via les mails internes ou un tableau d’affichage si l’entreprise en dispose.
L’ensemble des collaborateurs de la boîte doit être au courant du lancement de la procédure. Elle doit reposer sur le principe de Pareto selon laquelle 80 % des effets sont le fruit de seulement 20 % des causes.
Lorsque la boîte recrute pour plusieurs postes vacants, elle peut cibler les salariés en fonction des postes disponibles. Certains employés disposent plus d’atouts pour apporter un bon candidat à un poste plutôt que d’autres.
Les salariés avec un bon profil sur les réseaux sociaux peuvent être ciblés. Les acteurs engagés dans la cooptation doivent connaître toutes les règles établies par les organisateurs. S’il existe des modalités de recevabilité des primes, elles doivent être claires pour tout le monde.
Les primes pour les collaborateurs dans la cooptation
L’entreprise peut décider ou non de donner des primes aux employés qui ramèneront des cooptés. Ils peuvent également gagner des voyages, des bons d’achats ou d’autres cadeaux.
La prime peut être attribuée de la façon suivante.
- 50 à 100 euros par coopté amené ;
- 150 à 1000 euros si le candidat est embauché ;
- 1500 à 2500 euros si le candidat réussit sa période d’essai ;
- 5000 à 1000 pour les coopteurs qui auront réussi à dénicher des talents exceptionnels
La cooptation est un excellent mode de recrutement qui amène les salariés à décider eux-mêmes leurs futurs collègues. La procédure est délicate, c’est pourquoi il faut définir en amont les objectifs et les outils à utiliser. La communication doit passer clairement pour que chacun fasse bien sa part.
Des conseils utiles pour réussir une cooptation en entreprise
Le processus de parrainage doit être clair et bien structuré et permettre aux employés de savoir exactement à qui ils doivent s’adresser.
L’environnement doit être favorable à la cooptation
Avec une bonne ambiance au sein de la structure, le projet se déroule comme établi. Les employés n’auront aucun mal à saisir les objectifs du recrutement.
Cela évitera également aux recruteurs d’avoir à gérer des lots de candidatures qui ne correspondent pas au profil recherché. Une bonne relation entre le collaborateur et le recruteur est nécessaire pour favoriser une intégration facile du coopté.
Les acteurs doivent bien connaître les enjeux de la cooptation
Le recrutement participatif doit être régulièrement valorisé au sein de la structure qui désire l’employer comme mode de recrutement. Les collaborateurs, les recruteurs, les communicateurs doivent connaître les avantages, les inconvénients et les limites de la cooptation.
Les salariés sont les mieux placés pour inviter des candidats qualitatifs au sein de l’entreprise. Ils y travaillent déjà et connaissent sa mission, ses cultures et ses besoins du moment. Il faut mettre les employés au courant des problèmes de recrutements que présente l’entreprise.
Les employés peuvent aider la structure à disposer de nouveaux talents qui sauront apporter une culture neuve. Ils doivent être motivés par des rappels sur les avantages de la cooptation et par des primes.
La motivation des collaborateurs ne doit pas être délaissée
Pour une procédure de recrutement bien réussie, les employés doivent être engagés dans la démarche. Plus ils seront motivés, plus ils ramèneront des cooptés dotés de bonnes compétences.
Les primes et les bonus constituent le meilleur moyen de bien les motiver. Les fonds peuvent varier selon le profil des candidats, c’est-à-dire, si le candidat est un débutant dans le secteur ou un professionnel.
La cooptation est un mode de recrutement encore mal aimé par des entreprises qui ne maîtrisent pas bien ses avantages.
Pourquoi opter pour le recrutement participatif en entreprise ?
La cooptation présente de nombreux avantages pour l’entreprise qui la place au cœur de sa stratégie RH.
Elle permet de recruter des candidats compétents : les collaborateurs connaissant bien les objectifs de l’entreprise et ramènent des cooptés qui partagent les mêmes valeurs. La cooptation est un moyen pour la boîte de dénicher des perles rares, ce qui est difficile avec les méthodes de recrutement classiques.
L’employeur jouit d’une bonne notoriété en ce sens où ses propres employés recommandent à d’autres personnes de venir travailler dans sa boîte.
La structure gagne du temps et de l’énergie : la cooptation évite à l’employeur d’avoir à allouer des fonds pour engager des cabinets de recrutement. Il se passe aussi des procédures de scoring CV.
Une garantie supplémentaire : le coopteur est une garantie supplémentaire de la fiabilité du candidat.
Facilité d’intégration du nouveau membre : le coopté est briefé par le coopteur de l’ambiance au sein de la boîte. Il arrive facilement en quelques jours à suivre le rythme de travail de l’entreprise.
La stratégie de parrainage permet à l’entreprise d’avoir des employés compétents à moindre coût lorsqu’elle est bien mise en place.
Les collaborateurs chercheront à ne pas donner une mauvaise impression à leur employeur en invitant une personne qui n’a pas les compétences recherchées. Les cooptés chercheront également à ne pas causer du tort au coopteur en mettant en avant leurs atouts.
Pour mettre en place une bonne stratégie de cooptation, il faut définir aux préalables les règles. Les collaborateurs doivent connaître les enjeux de la cooptation, ils doivent être motivés et engagés pour la cause. Les acteurs de la procédure doivent connaître le ou les profils recherchés par l’employeur.
